【办公自动化软件】什么是办公自动化软件？

　　办公自动化软件，也被称为OA办公自动化软件，主要采用Internet技术和JAVA计划，运用工作流的概念，使机构内的人员快速、方便地交流信息，高效快速地协同工作，克服传统办公低效、耗时的缺点，能够迅速、全方位的收集信息，并及时处理信息，同时为企业管理者做出决策提供有效的依据。

办公自动化软件的分类

　　办公自动化软件分为工具软件、平台软件、管理系统及应用软件系统几类。其中，工具软件和平台软件包括计算机的操作系统、网络操作系统、文字处理软件、微软的Office套装软件、中文语音识别软件、OCR汉字识别软件、手写输入系统、多媒体应用软件等。而对于办公自动化应用软件，又可以细分为以下8个功能模块。

　　(1)公文管理

　　办公自动化软件的公文管理主要负责公文的发送与接收工作，发送流程按照流程定制来完成，所以还包括流程定制功能。这三大块是OA的核心部分，实现也 为复杂，特别是流程定制功能，是一个非常灵活的模块，它决定了该OA系统的效率和可用性。

　　(2)邮件管理

　　办公自动化软件的邮件管理的主要功能是发送与接收内部邮件、发送与接收外部邮件(外部邮件服务器必须支持POP3)，邮件需要存入数据库，以便今后浏览查询。

　　(3)表单管理

　　办公自动化软件的表单是一个人机交互的界面，通过它来完成数据的采集。表单管理是一个辅助性模块，在其他所有模块中都有可能使用它的功能，它主要是实现表单模板的定制、表单的存储、打印等功能。它在办公过程中出现的频率仅次于公文，并且表单的定制与打印是一个技术难点。

　　(4)档案管理

　　办公自动化软件的档案管理功能是对准备归档的公文或者企业各类合同、协议、文件、指示、资料等的一个合理存储与查阅功能，针对那些复杂的分类和查阅权限，实现合理存取、管理的基本功能。

　　(5)人事管理

　　办公自动化软件的人事管理功能包括员工档案管理、工资管理、考勤管理、部门机构管理、部门任命管理等，这个模块将直接反映企业职工的基本构成状况，它应该尽量做到全面和准确。

　　(6)日程安排

　　办公自动化软件的日程安排是办公系统的一个必不可少的辅助功能，可分为个人日程、部门H程、企业主要 导者的活动日程等，它需要解决的是日程信息的基本存储和提示。

　　(7)公共信息管理

　　办公自动化软件的公共信息管理包含企业新闻、文档、员工论坛、资料下载等功能，主要是针对所有部门的一个共用系统。该系统可以采用传统模式，如论坛可以采用BBS系统等，底层主要是统一规范，提供基本功能。

　　(8)会议管理

　　办公自动化软件的会议对于任何一个企业都是重要的。会议的形式随着网络的发展也变得多样化，除了传统的会议外，还出现了网络会议、视频会议等新型会议方式。实际应用中，建议对于相隔较远的部门，如总公司与子公司之间的交流建议采用非视频的网络会议，因为这样既对网速没有过高的要求，也可以满足交流的需求。对于那些处于同一个大厦的各部门，建议使用视频会议，因为加入多媒体的功能，可以使会议气氛更贴近传统会议的效果，而且交流也更人性化，同时也可以得到局域网的高速率支持。

　　以上介绍的几个功能模块是oA系统的基础，在这个基础上，还可以创建更多的功能，使得OA系统的形式变得轻松活泼：而且更丰富。

办公自动化软件的层次及发展

　　办公自动化软件可以分为工具级平台软件及系统级应用软件两大类，其中OA]I具级平台软件包括：Office套装软件(含Word、Excel、PowerPoint、Access、Outlook)、Lotus系统、WPS、IBM的中文语音识别录入软件、OCR汉字识别软件、手写输入系统及MSExchange消息系统等。

　　办公自动化系统可分为事务型、管理型和分析决策型三种不同的层次。事务型的办公自动化系统，支持一个机构内各办公室的基本事务活动，主要功能包括信息的产生、收集、加工、存储和查询，如文字处理、文档管理、电子报表、电子邮件、电子日程管理，文档的整理、分类归档、检索等。管理型的办公系统包含业务管理功能，是事务型办公系统和支持职能管理活动的管理信息系统的结合。决策型办公系统包括决策支持功能，是在管理型办公系统的基础上再加上决策支持系统而构成，除具备前述的功能外，还具备对业务数据进行分析、测评等决策支持的功能。

　　随着数据库技术的发展，客户／服务器结构的出现，OA系统进入了基于DBMS(DataBaseManagementSystem，数据库管理系统)的阶段。原来困扰我们的联机备份、容错技术、联机查询等问题迎刃而解，但由于当时的数据库还是集中式处理的结构化数据库，所以非结构化文档的处理、全文检索、工作流等OA功能仍然无法得到很好的解决。这个时期OA系统的功能和可靠性都有了很大的发展。

　　办公自动化软件真正成熟并得到广泛应用是在LotusNotes、MicrosoftExchange出现之后，它提供的工作流平台及非结构化数据库的功能使我们很方便地实现非结构化文档的处理、全文检索、工作流这些重要的OA功能，OA应用进入了实用化阶段。但随着管理水平的提高，Internet技术的出现，单单实现文档管理和流转已经不能满足现实需要，人们希望能够获取更广泛的信息来源。

　　这个时候OA的重心开始由文档的处理转入了数据的分析，即我们所说的决策系统，同样Notes作为一个非结构化数据库已经越来越不能满足现实的需要，这时出现了以信息交换平台和数据库结合作为后台，数据处理及分析程序作为中间层，Web作为前台(三层次结构)的全新OA模式。这种模式下，OA系统被纳入由业务处理系统、财务系统等系统构成的单位整体系统内；OA系统能分析得到更全面的信息；我们会将大量的业务数据，甚至是文档数据放回数据库内，而不论Notes或Exchange都将仅仅作为信息交换的平台使用。随着COM、OLD、WEB等技术的应用，人们可以通过各种不同的开发工具方便地获取所需的信息。

　　OA技术主要有三种发展趋势。 一种是基于LotusDomino／Notes平台的，它几乎已经成为国内OA系统的标准平台。Domino／Notes是一个集文档数据库、邮件系统、动态Web信息发布、可视化集成开发环境于一体的基础平台，适合处理办公协作流程中产生的非结构化文档信息，并可以利用灵活的邮件机制在人、部门之间传递文档。集成开发环境提供的模板化开发方式，既缩短了项目开发周期也为用户节省了投资。其动态Web信息发布可以选择性地对外发布办公自动化系统中形成的政策、法规、新闻等信息。

　　 二种是基于微软平台的，由于微软产品线分工细致，要建立一套OA系统需要MicrosoftExchange提供文档传递功能、需要MicrosoftSQLServer提供内容存储、需要MicrosoftWindowsNT／2000IIS提供Web服务功能，再加上各种各样的开发工具(如MicrosoftFrontpage等)。这就要求开发人员必须具有较深的专业技术背景才能承担OA项目。

　　OA的 三个较有代表性的技术方向就是采用浏览器／Web服务器结构(B／S结构)。

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